Canal de denuncias: ¿Qué es? ¿Qué empresas tienen que implementarlo?

Con la entrada en vigor en 2021 de la Directiva 2019/1937 de la UE de Protección de los Denunciantes de Infracciones (Directiva Whistleblowing) se puso sobre la mesa la obligación de que las empresas habilitasen un canal de denuncias interno para que los empleados, o cualquier tercero que colabore con ellas, pueda formular denuncias de forma anónima. También para informar a la empresa sobre comportamientos alejados de la ética o presuntamente ilegales. Además, el Consejo de Ministros ha aprobado el Proyecto de Ley que regula la protección de las personas que informen sobre corrupción, transponiendo la mencionada directiva europea. Debido a esta obligatoriedad, los canales de denuncia están en auge. En este artículo responderemos a las preguntas más frecuentes que suelen tener las empresas en relación a este asunto.

¿Qué es un canal de denuncias interno?

Un canal de denuncias interno consiste en un sistema de alertas. Este avisa a la unidad responsable de cumplimiento normativo y alta dirección sobre presuntas malas prácticas en la gestión de una empresa u organización. El objetivo es identificar dichas presuntas malas prácticas que puedan suponer un riesgo para la corporación y poder así combatirlas. En dicho canal, los denunciantes transmiten la información a través de un sistema seguro que debe evitar filtraciones que dañen la reputación de la empresa.

La prioridad de estos canales es proteger a las personas que denuncian, en especial, a las que trabajan en la organización o están relacionadas con esta. La herramienta tiene que permitir realizar el aviso de forma completamente confidencial y, en su caso, anónima, si el denunciante (alertador) así lo desea.

Algunas de las situaciones que se podrían denunciar por esta vía son:

  • posibles conductas y acciones consideradas ilegales con el desempeño del trabajo,
  • presunta gestión lucrativa de recursos de la empresa,
  • situaciones de discriminación o abuso sexual,
  • prácticas de corrupción, robos, fraudes, etc.

Requisitos mínimos del canal de denuncias

Además de ser eficaces, seguros y de garantizar la transparencia en su funcionamiento, todo canal de denuncias debe cumplir con cinco requisitos fundamentales:

  1. Asegurar el anonimato del denunciante y garantizar la confidencialidad de sus datos.
  2. Contar con una persona responsable de la gestión del mismo.
  3. Enviar el acuse de recibo al denunciante en un plazo máximo de siete días desde la recepción de la denuncia.
  4. Responder a la denuncia en un plazo máximo de tres meses a partir del acuse de recibo o, del vencimiento del plazo de siete días después de hacerse la denuncia.
  5. Permitir el acceso externo desde fuera de la propia red corporativa. No solo los trabajadores internos tienen derecho a denunciar. El canal debe ofrecer la posibilidad de ser utilizado por cualquier contraparte interesada para la empresa. La recomendación es ampliarse esta cobertura una vez que se han consolidado y verificado el adecuado funcionamiento de los cuatro puntos anteriores.

¿Qué no debe ser un canal de denuncias interno?

Hasta la fecha, y antes de la entrada en vigor del citado Reglamento Europeo, existía la falsa creencia que un canal de denuncias consistía en disponer de una cuenta de correo asignada para tal asunto y un despacho jurídico para su gestión.

Según Luis Rodríguez, director de Compliance de CE Consulting, “un canal de denuncias adecuado debe contar con protocolos tecnológicos que garanticen la no accesibilidad de contrapartes no autorizadas, accesos protegidos con claves y contraseñas, tecnología de seguridad que garantice la protección y salvaguarde de la información en él contenida. Además, debe contener un sistema de trazabilidad que permita garantizar los plazos y protecciones que hemos mencionado”.

¿Qué empresas están obligadas a tener un canal de denuncias?

Toda empresa privada que cuente con 50 trabajadores, o más, estará obligada a contar con un canal de denuncias. De la misma forma, las entidades públicas de menos de 50 trabajadores están obligadas a tener un canal de denuncias, siempre y cuando no pertenezcan a municipios de menos de 10.000 habitantes.

Por otro lado, las empresas afectadas por ser consideradas “sujetos obligados” por la Ley de Blanqueo de Capitales, así como las que tengan un plan de Compliance, también están obligadas a disponer de un canal de denuncias, independientemente de su número de trabajadores.

Multas y sanciones

Las empresas que no implanten el canal de denuncias, según la ley, se enfrentarán a sanciones económicas. Pueden ser: graves (hasta 25.000 €); y muy graves (hasta 50.000 €). Además, en caso de brecha de seguridad que suponga la exposición de datos personales, se aplicará también la LOPDGRR/RGPD. Esta contempla sanciones de hasta 20 M€ o el 4% de la facturación anual de la empresa.

Además de estas sanciones, si surge un problema de corrupción y la empresa no dispone de un canal de denuncias, se le puede derivar responsabilidad penal. Esto se da cuando la empresa no toma las precauciones necesarias. Por ello, disponer del canal de denuncias es uno de los seis factores atenuantes o eximentes contemplados en el Código penal español.

Para Rafael Suñer, director del servicio de Vigilancia Normativa de CE Consulting, el canal de denuncias “supone una oportunidad fantástica de solucionar incidencias antes de que sean un asunto judicial e incluso, como un verdadero apoyo en futuras causas judiciales. Se ha convertido en el aliado perfecto de las empresas en conflictos que, en el pasado, suponían grandes quebraderos de cabeza”.

¿Quién gestiona el canal de denuncias?

La propia empresa debe establecer la persona encargada de gestionar las denuncias. Puede gestionarse a través de un departamento interno o bien externalizar esta tarea a un tercero especializado.

Los beneficios fundamentales de externalizar el canal radican en la garantía de imparcialidad y la permanente actualización de normativa y legislación de los profesionales que están a cargo de ofrecer este servicio. Además, de esta forma, se garantiza la empresa la confidencialidad y protección y salvaguarda de la información tratada, con independencia del criterio del mismo, y se evitan conflictos de interés. Desde CE Consulting aportamos este servicio de gestión, considerando todos los factores mencionados y adaptados a la compañía y sector.

¿Cuál es el plazo para adaptarse a la normativa?

Todas las empresas con más de 250 trabajadores ya deben disponer de un canal de denuncias. El plazo para adaptarse finalizó el 17 de diciembre de 2021. Para las empresas privadas de entre 50 a 249 trabajadores, el plazo termina el 17 de diciembre de 2023.

Como casos novedosos, están obligados a disponer de un canal de denuncias los partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones.

¿Quién puede utilizarlo?

El canal de denuncias no debe estar disponible solo para los empleados de la organización. También debe estar disponible para terceros que tengan relación con la empresa. Por ejemplo: proveedores, administradores, socios o trabajadores autónomos que colaboren con ella.

¿Cuánto se tarda en implementarse un canal de denuncia?

La implantación de un canal de denuncia no culmina con la contratación tecnológica del mismo. Debe estar integrado en el sistema de compliance y / o de buen gobierno del que disponga la empresa o su sistema de prevención de blanqueo si se trata de empresa considerada “sujeto obligado”, según la citada ley.

Además del tiempo de implementación del canal, la empresa debe desarrollar acciones paralelas. Estas van desde informar y dar a conocer el canal de denuncias a todos los empleados y contrapartes, hasta formación para que los trabajadores y stakeholders sepan utilizar el sistema o resolver las dudas generadas.

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